Intranet: auteursrechten-module open voor alle dossierbeheerders
Vincent Meesters
De module Auteursrechten in het intranet (Tools › "Auteursrechten — kan het?") staat vanaf nu open voor elke dossierbeheerder. Start met de voorselectie van een minuut: is er een wettelijke uitsluitingsgrond, dan stopt de check met de reden om aan de klant uit te leggen. Zo niet, dan volgt de snelle check met de bedragen: kan het, via welke weg, hoeveel, en wat er moet gebeuren (overeenkomst, roerende voorheffing en aangifte 273 S, fiche 281.45, RSZ, bewijs). Daarna een modelovereenkomst (Word) voor Legal en, als het advies op papier moet, een dossier met reviewworkflow. Goedkeuren blijft bij de reviewer; de regels valideren blijft bij Vincent.
Sinds de praktijktest van 13 oktober stond de module enkel open voor de superadmin. Vanaf 18
oktober heeft iedere ingelogde collega het recht auteursrechten:use (rol "medewerker"), zodat
het team de vraag "kan deze klant auteursrechten opnemen?" zelf kan beantwoorden.
Werkwijze voor dossierbeheerders
- Voorselectie (1 minuut) — een tiental klikvragen over de harde uitsluitingsgronden: wie betaalt, wie ontvangt (een vennootschap kan niet), wat wordt gemaakt (software vóór 2026 niet), zelf gemaakt, overdracht of licentie, wat de afnemer ermee doet, kunstwerkattest, buitenland. Bij "nee" staat de reden erbij, in woorden voor de klant, en wat het wél mogelijk zou maken.
- Snelle check — bedragen en details: kan het (ja / ja onder voorwaarden / nee), via welke weg (attest of overdracht aan een derde), hoeveel (30 %-grens, jaargrens, forfait, netto, roerende voorheffing) en wat er moet gebeuren (overeenkomst, 273 S en fiche 281.45, RSZ-voorwaarden bij werknemers, bewijs van originaliteit en exploitatie).
- Modelovereenkomst (Word) als vertrekpunt voor Legal, en dossier met reviewworkflow als het advies formeel moet worden.
Wat niet verandert: dossiers van collega's zie je niet zonder medebeheer of reviewrecht; een advies goedkeuren kan enkel een reviewer (vier-ogenprincipe); de beslisregels en jaarparameters valideert enkel Vincent. Per persoon kan de beheerder de module uitzetten.
Kritische toets (zelfde dag): "geen uitsluitingsgrond" is geen ja. De voorselectie en de snelle check tonen nu het uitgangspunt (enkel echte auteursrechten: origineel werk, effectieve publicatie of reproductie, een vergoeding die de waarde van de rechten weerspiegelt) en de rode vlaggen van de situatie met wat aangetoond moet worden: gewone teksten en adviezen, enkel kopiëren voor één klant, geen kunstwerkattest (vanaf 2026 ook geen kostenforfait), de eigen vennootschap als betaler, loonomzetting bij een werkgever, een vergoeding die precies op het wettelijke maximum zit, software. Elk positief resultaat gaat via Vincent vóór het naar de klant gaat.
Casussen via Grok (zelfde dag): stuur een klantvraag door naar Grok, die ze als geanonimiseerde casus
in GitHub klaarzet (casussen/auteursrechten/, status "klaar voor analyse"). Het intranet toont de casussen
bovenaan de module: analyseer ze in de snelle check (de tekst staat klaar als notitie) of maak er meteen een
dossier van. De AI oordeelt niet; de analyse blijft bij het kantoor.